Сотрудник на удаленке: 3 совета от HR BP Марии Денисовой
25 декабря 2024 года
Многие компании, особенно в сферах Digital и IT, перешли на удаленку, но столкнулись с рядом сложностей при перестройке рабочих процессов. Zum Punkt работает с сотрудниками на удаленке с 2008 года, поэтому мы с радостью поделимся нашим опытом улучшения жизни удаленщиков: чтобы было хорошо и им, и компании.
Мария Денисова
HR BP Zum Punkt
Многие компании, особенно в сферах Digital и IT, перешли на удаленку, но столкнулись с рядом сложностей при перестройке рабочих процессов. Zum Punkt работает с сотрудниками на удаленке с 2008 года, поэтому мы с радостью поделимся нашим опытом улучшения жизни удаленщиков: чтобы было хорошо и им, и компании.
Документооборот для удаленщиков: внедрение КЭДО
Самые банальные неудобства, которые могут возникнуть с сотрудником на удаленке, это обмен документами.
Например, для подачи заявления на отпуск, сотрудник должен написать заявление, поставить свою подпись и отправить его по почте работодателю. Офис-менеджер должен сходить на почту, получить это заявление, проверить его. При проверке может выясниться, что сотрудник написал должность с ошибкой, и процесс начинается сначала. КЭДО или кадровый электронный документооборот решает эту проблему — сотруднику нужно просто зайти на портал, выбрать заявление на отпуск, выбрать желаемые даты, подписать это заявление электронной подписью и отправить кадровику.
Если компания выпускает новый документ, с которым должны ознакомиться все сотрудники под роспись, через КЭДО этот процесс можно завершить в 3 дня, через бумажный документооборот — за пару месяцев в лучшем случае, особенно если в вашей команде есть сотрудники, работающие из других стран.
Мы пользуемся услугами провайдера HR-Link. Из плюсов могу отметить готовые шаблоны заявлений, обширную базу знаний, в которой есть ответы буквально на все вопросы, варианты составления уникальных маршрутов документов.
С КЭДО мы экономим время и делаем вклад в спасение леса: никакой лишней бумаги.
Например, для подачи заявления на отпуск, сотрудник должен написать заявление, поставить свою подпись и отправить его по почте работодателю. Офис-менеджер должен сходить на почту, получить это заявление, проверить его. При проверке может выясниться, что сотрудник написал должность с ошибкой, и процесс начинается сначала. КЭДО или кадровый электронный документооборот решает эту проблему — сотруднику нужно просто зайти на портал, выбрать заявление на отпуск, выбрать желаемые даты, подписать это заявление электронной подписью и отправить кадровику.
Если компания выпускает новый документ, с которым должны ознакомиться все сотрудники под роспись, через КЭДО этот процесс можно завершить в 3 дня, через бумажный документооборот — за пару месяцев в лучшем случае, особенно если в вашей команде есть сотрудники, работающие из других стран.
Мы пользуемся услугами провайдера HR-Link. Из плюсов могу отметить готовые шаблоны заявлений, обширную базу знаний, в которой есть ответы буквально на все вопросы, варианты составления уникальных маршрутов документов.
С КЭДО мы экономим время и делаем вклад в спасение леса: никакой лишней бумаги.
Другие емкие советы для бизнеса читайте в нашем Telegram.
Регулярные встречи всей командой
Когда люди представляют себе удаленщиков, они часто думают, что это интроверты, которые не заинтересованы в командной работе. Но это распространенное заблуждение. Поэтому второй момент, которым точно следует озаботиться, чтобы сотруднику на удаленке было комфортно — это вовлечение его в жизнь компании. Если этого не делать, сотрудник будет чувствовать себя обособленно, не сможет разделять ценности компании и будет сомневаться о вкладе, который он вносит.
Для того, чтобы удаленщики были в курсе того, что происходит в компании, полезно вводить еженедельные встречи отдела, дайджесты новостей в каналах коммуникации, встречи всей командой.
В Zum Punkt мы встречаемся 1 раз в квартал. На этих встречах выступают генеральный директор и лидеры направлений. Мы делимся друг с другом новостями, планами, обсуждаем, что важного в компании и отделах произошло за прошедшие три месяца. Чтобы встречи не воспринимались сотрудниками, как что-то формальное и скучное, мы говорим в том числе и о факапах, используем мемы в презентации, делимся друг с другом своими эмоциями.
Так у сотрудников появляется видение и понимание, какой путь мы прошли, куда мы движемся и что нас ожидает в будущем.
Для того, чтобы удаленщики были в курсе того, что происходит в компании, полезно вводить еженедельные встречи отдела, дайджесты новостей в каналах коммуникации, встречи всей командой.
В Zum Punkt мы встречаемся 1 раз в квартал. На этих встречах выступают генеральный директор и лидеры направлений. Мы делимся друг с другом новостями, планами, обсуждаем, что важного в компании и отделах произошло за прошедшие три месяца. Чтобы встречи не воспринимались сотрудниками, как что-то формальное и скучное, мы говорим в том числе и о факапах, используем мемы в презентации, делимся друг с другом своими эмоциями.
Так у сотрудников появляется видение и понимание, какой путь мы прошли, куда мы движемся и что нас ожидает в будущем.
Корпоративная культура: вовлеченность команды на удаленке.
Помимо встреч командой у нас есть план мероприятий на каждое время года. В этот план мы включаем как офлайн-активности для сотрудников Санкт-Петербурга, так и активности, в которых смогут участвовать все, в т.ч. и удаленщики.
Обычно это квесты, интеллектуальные квизы, книжный клуб, совместные занятия спортом, мастер-классы: по сути, все те же мероприятия, которые вы можете провести офлайн. Для участия необходимо время, хорошая скорость интернета и отличное настроение. Редко: какие-то дополнительные материалы или спортивная форма.
С вовлечением в корпоративную жизнь компании удаленщик больше погружается и в рабочие процессы, общаясь со своими коллегам. Глобально это влияет на его продуктивность и помогает достигать целей компании.
Обычно это квесты, интеллектуальные квизы, книжный клуб, совместные занятия спортом, мастер-классы: по сути, все те же мероприятия, которые вы можете провести офлайн. Для участия необходимо время, хорошая скорость интернета и отличное настроение. Редко: какие-то дополнительные материалы или спортивная форма.
С вовлечением в корпоративную жизнь компании удаленщик больше погружается и в рабочие процессы, общаясь со своими коллегам. Глобально это влияет на его продуктивность и помогает достигать целей компании.