Как выстроить эффективный отдел продаж: пошаговое руководство

25 марта 2025 года

Этот этап — фундамент, определяющий текущее состояние отдела продаж и выявляющий возможности для улучшения. Прежде чем приступить к созданию отдела продаж или доработке текущих процессов, проведите честный и всесторонний анализ, чтобы понять, как сейчас осуществляются продажи, и впоследствии составить дорожную карту развития отдела продаж.

На что обратить внимание при аудите в первую очередь:

• Целевая аудитория и сегментирование клиентов.
• Ценностное предложение (УТП) на основе анализа конкурентов.
• Каналы и методы продаж.
• Команда отдела продаж.
• Система мотивации.
• CRM и материалы для продаж.
• Система планирования и отчетности.

После аудита переходим к плану продаж, который будет ориентиром для всего отдела. Четко сформулируйте, каких результатов хотите достичь с помощью отдела продаж. Установите конкретные, измеримые, достижимые, релевантные и ограниченные во времени цели, проведите расчет экономической эффективности отдела продаж.

Какие шаги необходимо сделать на этом этапе?

• Проверить ценообразование

Проверьте актуальность ценовой политики и ее влияние на объемы продаж, при необходимости — пересмотрите тарифы на услуги и средний чек.

• Определить цели отдела и ключевые метрики

Определите ключевые метрики для отдела продаж: выручка, средний чек, конверсия из целевого лида в продажу и др. При постановке глобальной цели декомпозируйте её -- разбейте на простые составные части.

• Рассчитать план продаж

Здесь важно разбить план продаж на месяцы и недели, чтобы быстро замечать и исправлять проблемы.

• Рассчитать план по человеческим ресурсам

Рассчитайте необходимое количество менеджеров, исходя из поставленного плана. Определите затраты на найм, обучение, оплату труда и другие расходы, связанные с командой отдела продаж.

• Разработать процедуру согласования и корректировки плана

Определите, каким образом будете регистрировать отклонения, реагировать на них и принимать меры по корректировке плана продаж.

Структура отдела и качество команды продаж — один из ключевых факторов успеха. Определите, сколько сотрудников потребуется и какие роли они будут выполнять. Для управления отделом продаж разработайте и внедрите эффективную систему мотивации, сочетающую материальные и нематериальные стимулы для достижения результатов.

• Продумать структуру отдела

Определите, какая будет структура в отделе продаж (горизонтальная или многоуровневая) и какие позиции менеджеров необходимы (менеджеры холодного поиска, пресейл-менеджер, менеджер по продажам, аккаунт-менеджер и др.). Ролевая структура в отделе продаж должна соответствовать задачам конкретного бизнеса.

• Разработать должностные обязанности и профиль идеального кандидата

Определите необходимые навыки, опыт и личные качества менеджера по продажам, исходя из его позиции.

• Разработать систему мотивации

Предложите конкурентоспособную зарплату и систему бонусов, привязанную к результатам работы. В идеале, чтобы система мотивации включала в себя фиксированный оклад + KPI + % от продаж. Помните, что холодный поиск и работа со входящими запросами — это разные сегменты клиентов и они должны оцениваться по-разному. Важно: ключевые показатели эффективности необходимо внедрять после того, как процессы продаж формализованы. Иначе новые сотрудники не поймут, как выполнить план продаж и выйти на нужный уровень дохода.

• Обучить продукту или услуге и алгоритму продаж

Продумайте систему стажировки, аттестации и адаптации новичков. Обучите новых сотрудников особенностям продукта или услуги, алгоритму продаж, работе с возражениями, использованию CRM и материалов продаж. Благодаря этому в дальнейшем вам будет проще оценивать работу отдела продаж.

• Продумать наставничество и менторство

Назначьте опытных сотрудников в качестве наставников для новичков, чтобы помочь им адаптироваться и быстрее освоить работу, если на данный момент в компании нет Руководителя отдела продаж.

Создание эффективной рабочей среды для работы команды и внедрение необходимых инструментов — основа продуктивной работы отдела продаж. На этапе разработки определите сотрудников компании, который могут выступить экспертами по тому или иному вопросу.

Какие инструменты необходимо подготовить на этом этапе?

• Внедрить или доработать CRM

CRM автоматизирует процессы продаж, помогает отслеживать лиды на каждом этапе воронки продаж, идентифицируя узкие места, анализировать эффективность работы менеджеров, а также управлять клиентской базой. Настройка понятных этапов воронки продаж, телефонии, мессенджеров и роботов для автоматизации задач должна стать приоритетом.

• Подготовить базу знаний

Создайте единый ресурс с информацией о компании, продуктах или услугах. Покажите презентации, варианты коммерческих предложений, лучшие практики продаж и отработки возражений, примеры успешных и неуспешных звонков и сделок.

• Прописать регламенты и инструкции

Cоздайте регламент работы отдела продаж. Уделите внимание приоритетности обработки сегментов клиентов, методам работы с ними (холодный поиск, входящие запросы, тендеры, мероприятия и конференции и т. п.). Создайте скоринговую модель, которая поможет квалифицировать лиды, сделки и возможности клиентов. Максимально зарегламентируйте все бизнес-процессы в отделе продаж.

• Разработать скрипты продаж и шаблоны сообщений

Создайте скрипты для телефонных звонков, встреч и презентаций, чтобы помочь менеджерам эффективно общаться с клиентами, четко понимать следующий шаг и выгодно представлять продукт или услугу. При подготовке материалов учитывайте каналы и источники продаж.

• Запланировать регулярные встречи и обучение менеджеров

Проводите регулярные планерки для обсуждения результатов работы, обмена опытом и постановки новых целей. Организуйте тренинги для повышения квалификации сотрудников.

• Продумать систему внутреннего контроля

Важно организовать постоянный контроль за качеством работы и своевременное выявлять проблемы отдела продаж. Создайте на старте «золотой стандарт» результативной коммуникации и чек-листы для оценки качества звонков и переписок менеджеров с клиентами. Продумайте периодичность проверки и процедуру передачи результатов проверки на доработку в отдел продаж.

• Разобраться с тем, что мешает продавать

Проблемы в работе необходимо искать «через цифры». Большинство ошибок отдела продаж возникает по следующим причинам:

1. План нереалистичен: такое возникает при субъективном методе планирования. К примеру, сумма сделки в вашей нише не позволяет менеджерам сделать необходимую выручку. Решение есть: стоит скорректировать план, отталкиваясь от средних показателей работников.
2. Сложности с руководством. Проследите, есть ли у менеджеров необходимые ресурсы, не загружены ли они дополнительными задачами так, что они не справляются с продажами.
3. Недостаток мотивации или компетенций. Здесь возвращаемся к пункту 3 нашего алгоритма и проверяем: как обстоят дела с отбором персонала или внутренним климатом в самой компании.

Оцифровка — это не простой сбор данных, а создание системы, которая в реальном времени отслеживает результаты работы и выявляет точки роста отдела продаж. Регулярные отчеты «план-факт» формируют прозрачную картину процесса продаж, выявляя сильные стороны и требующие оптимизации участки. Организация регулярного менеджмента не только повышает доверие внутри команды, но и выстраивает взаимодействие отдела продаж с другими подразделениями компании, в частности с отделом маркетинга.

• Отчет по лидам для маркетинга

Предоставляет отделу маркетинга информацию о качестве лидов, конверсии в продажи и эффективности различных каналов привлечения. Это позволяет оптимизировать маркетинговые кампании и повысить рентабельность инвестиций.

• Создание отчетности для менеджеров

Дает возможность менеджерам отслеживать результаты, анализировать сильные и слабые стороны и оперативно вносить корректировки в свою работу.

• Создание отчетности для руководителей

Руководство получает всесторонний обзор работы команды продаж, что позволяет анализировать тенденции, определять возможности для улучшения и принимать стратегические решения, подкрепленные фактами.

Построение отдела продаж — это не спринт, а марафон, требующий непрерывного внимания и улучшения бизнес-процессов. На первый взгляд, такая система может показаться непростой в реализации, но ее масштабируемость и долгосрочная эффективность оправдывают вложенные усилия и ресурсы. Помните, что гибкость, постоянное улучшение бизнес-процессов внутри отдела продаж и ориентация команды на результат — ключевые факторы успеха.

Надеемся, что материал был полезным для вас. Если вы ищете ответственного исполнителя для решения ваших бизнес-задач, обратитесь к специалистам Zum Punkt. Пишите на start@zumpunkt.ru или заполните форму ниже.